BAB I

PENGENDALIAN INTERN DAN AKUNTANSI UNTUK KAS

Kas dapat di ubah menjadi aktiva lain dan di gunakan untuk membeli barang atau jasa,serta memenuhi kewajiban dengan lebih mudah bila di bandingkan  dengan aktiva lainnya

PENGENDALIAN INTERN
            prinsip-prinsip pengendalian intern yaitu;
1.Penetapan Tanggung Jawab secara Jelas
2.Penyelenggaraan Pencatatan Yang Memadai
3.pengasuransian Kekeyaan Dan Daryawan Perusahaan
4.Pemisahan Pencatatandan Penyimpanan Aktiva
5.Pemisahan Tanggung Jawab atas Transaksi yang  Berkait
6.Penggunaan Peralatan Mekanis (jika memungkinkan)
7.pelaksanaan pemeriksaan secara independen

 PENGENDALIAN INTERN TERHADAP  KAS

Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan tiga prinsip pokok pengendalian intern :

1. Harus terdapat  pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang menangani transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas.
2.  Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara harian.
3. Semuanya pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas kecil.

            Ada beberapa faktor-faktor mengenai perbedaan prosedur dalam mengawasi kas, seperti besarnya perusahaan, jumlah karyawan, sumber-sumber kas,dsb.

Penerimaan kas dari Penjualan Tunai

            Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui kas register pada saat transaksi penjualan terjadi.

Penerimaan Kas Melalui Pos

            Penerimaan kas melalui pos dapat berwujud cek yang diterima dalam amplop atau berupa pos wesel. Seorang diantaranya membuat dan cek yang diterima sebanyak 3 rangkap, dicantumkan nama pengirim, maksud pembayaran, dan jumlah rupiahnya.

Pengeluaran Kas

            Pengawasan atas penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui pos merupakan hal yang penting. Pengawasan atau pengeluaran kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih penting daripada penerimaan kas. Oleh karena itu, semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Prosedur-prosedur yang banyak ditrapkan di berbagai perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut dilaksanakan dalam melaksanakan sistem voucher.

            Sistem voucher dirancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran kas. Sistem ini menetapkan ketntuan-ketentuan sebagai berikut (1) kewajiban ,perusahaan hanya dapat terjadi transaksi yang telah disetujui oleh orang yang diberi wewenang  oleh perusahaan. (2) Prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi verifikasi, pengesahan dan pencatatan harus ditetapkan. (3) cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi,disahkan dan dicatat  dengan benar. (4) Kewajiban harus dicatat pada saat terjadi dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen.

Permintaan Pembelian

            Tugas kepala bagian dilingkungan departemen penjualan dalam prosedur pembelian adalah memberi informasikepada bagian pembelian mengenai barang yang diperlukannya.Kepala bagian yang memerlukan barang melakukan fungsi ini dengan membuat dan menandatangani dokumen yang disebut permintaan pembelian,sebanyak 3 lembar.

Pemesanan Pembelian
            pesanana pembelian adalah formulir (dokumen) perusahaan yang  di gunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari produsen ataub grosir.pesanan pembelian meminta agar pemasok mengirim barang yang di pesan.
Faktur
            Faktur adalah surat yang berisi pernyataan bahwa barang-barang yang tertulis di dalamnya telah di jual.
Laporan penerimaan barang
            Laporan penerimaan barang adalah menghitung dan meneliti barang yang sudah di beli perusahaan,selanjutnya di buat Laporan penerimaan barang sebanyak 4 lembar atau lebih,dalam laporan ter sebut di sebutkan jumlah ,keterangan (deskripsi) ,dan kondisi barang yang di terima.

Pengesahan Faktur
            Dengan diterimanya laporan penerimaan barang oleh bagian akuntansi, maka sekarang bagian akuntansi telah menerima empat macam dokumen yang berhubungan dengan pembelian barang, yaitu :
1. Permintaan pembelian yang berisi nama (jenis) dan jumlah barang yang diminta untuk dipesan.
2. Pesanan pembelian yang berisi nama dan jumlah barang yang sesungguhnya dipesan
3. Faktor yang menunjukkan jumlah satuan,keterangan,harga satuan,dan total harga barang yang dikirim oleh penjual.
4. Laporan penerimaan barang yang berisi daftar barang dan kondisi barang yang diterima.

Contoh Pengesahan Faktur

	Nomor pesanan pembelian ________________ Pengecekan permintaan __________________ Pengecekan pesanan  ____________________ Pengecekan penerimaan  _________________ Pengecekan faktur; Pengesahan harga  ______________________ Termin  _______________________________ Disetujui untuk dibayar___________________

 

Voucher
            voucher adalah dokumen yang berisi:(1) keterangan ringkas transaksi, (2) tanda telah di periksa,dan (3) persetujuan untuk di catat dan di bayar .

PT MAHAMERU Jalan sukajadi 12, Yokyakarta Tanggal             ; 1 Oktober 1992____________________________________ Dibayar kepada ; CV Nakula_______________________________________ Alamat               ; jalan pandawa 156, Sala                       _________________ Untuk hal-hal berikut (terlampir faktur dan dokumen pendukung Tanggal    faktur Termin Keterangan lain Jumlah 30  sept   1992 2/10/n/60 No.Faktur C-117 Kurang potongan Jumlah bersih Rp80.000,00        1.600,00      78.400,00       Disetujui untuk dibayar oleh: Suparno Auditor

Contoh voucher bagian dalam

 

DISTRIBUSI  AKUNTANSI                                    voucher No:767  Rekening Didebet Jumlah Tgl.Pembayaran: 6 okt, 1992__ Dibayar kepada:CV Nakula__ Alamat :jalan pandawa 156 Sala khtisar pembayaran: Jumlah bruto            80.000.00 Potongan                  _1.600.00 Dibayar bersih         78.400,00 Catatan pembayaran: Dibayar pembayaran ________ No.Cek  __________________ Pembelian            80.000,00 Biaya angkut Perlengkapan kantor Perlengkapan gudang Gaji Perjualan Total           80.000.00

Contoh voucher Bagian Luar

Sistem voucher dan biaya

            Dalam suatu sistem, kewajiban yang timbul harus mendapat persetujuan agar dapat dibayar dan dicatat sebagai utang pada saat transaksi terjadi. Hal ini meliputi juga biaya-biaya yang terjadi. Apabila tidak tersedia catatan maka sulit untuk menentukan faktur atau tagihan tersebut benar atau tidak.

REKENING GIRO BANK SEBAGAI ALAT PENGAWASAN

Penyimpanan kas dalam giro bank adalah merupakan bagian dari pelaksanaan pengendalian intern, karena bank biasanya menerapkan praktik-praktik tertentu yang dapat mengamankan kas.

Untuk dapat memahami jalannya pengawasan melalui rekening giro,ada beberapa dokumen-dokumen yang di gunakan dalam pengawasan tersebut yaitu;

1.Kartu tanda tangan

2.Bukti setoran

3.Cek

4.Laporan Bank

5.Rekonsilisasi

            Beberapa penyebab perbedaan antara saldo menurut pembukuan perusahaan dengan laporan bank adalah sebagai berikut:

1.Bank belum mencatat transaksi tertentu:

a.Setoran dalam perjalanan

b.Cek dalam perjalanan

2.Perusahaan belum mencatat transaksi tertentu:

a.Penerimaan kas melalui bank

b.Biaya administrasi bank

c.Pendapatan bunga atau jasa

d.Cek kosong dari konsumen atau debitur

e.Cek di kembalikan kepada penyetor karena  alasan lain (bukan cek kosong)

3.Bank atau perusahaan (atau kedua-duanya) telah melakukan kesalahan pencataan.

TAHAP –TAHAP PENYUSUNAN REKONSILIASI BANK

            Tahap-tahap penyusun  rekonsilasi bank adalah sebagai berikut:

1.      Mulailah dengan saldo yang tercantum dalam laporan bank dan saldo yg tercantum dalam rekening kas perusahaan (disebut juga “saldo perbuku”)

2.      Tambahkan atau kurangkan pada saldo per bank ,hal-hal yang tercantum dalam pembukuan perusahaan tetapi tidak tercantum dalam laporan bank

3.      Tambahkan atau kurangkan pada saldo perbuku,hal-hal yang tercantum dalam laporan bank tetapi tidak tercatat dalam pembukuan perusahaan.

4.      Hitunglah saldo per bank yang telah di sesuaikan dan saldo per buku yang telah di sesuaikan.

5.      Buatlah jurnal untuk setiap hal yang terdapat pada butir  3 di atas ,yaitu hal-hal yang tercantum pada sisi per buku (perusahaan)dalam rekonsiliasi bank

6.      Perbaiki semua kesalahan yang terdapat dalam pembukuan perusahaan,dan sampaikan pemberitahuan ke bank telah melakukan ke salahan

DANA KAS KECIL

Salah satu prinsip pokok dalam pengawasan terhadap pengeluaran  kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek.Perusahaan  melakukan pengeluaran kas yang jumlah rupiahnya kecil,seperti pengeluaran kas di lakukan pengeluaran kas  untuk biaya pos, telegram, pembelian jenis-jenis perlengkapan tertentu, perjalanan dinas dan sebagainya.

Contoh jurnal atas pengeluaran cek kas kecil:

            Kas Kecil……………………………Rp xxx

                        Kas………………………………..Rp xxx

Bukti pengeluaran kas kecil

No:17                                                                                                           Rp 10.000,00 BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL                                 Tanggal 2 November 1992 Untuk: Pembersihan Kaca____________________________________________________ _______________________________________________________________                   _                                                           Dibebankan Pada  Biaya umum Lain-lain________________________________________ _________________________________________________________________________ Disetujui oleh:                                                                              Diterima oleh:  _(Gunawan)_                                                                               __(Suratno)__

 

Pembentukan kas kecil

Perusahaan harus menetapkan jumlah kas kecil.yang biasanya jumlah dana kas kecil di taksir dengan memperhitungkan kebutuhan dana untuk tiga atau empat minggu.jika jumlah dana telah di tetapkan,maka kasir perusahaan menarik cek untuk  di serahkan kepada pemegang kas kecil.

Pembayaran melalui kas kecil

Setiap pembayaran yang di lakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan bukti pengeluaran kas kecil (atau voucher kas kecil).bukti pengeluaran kas kecil harus di tandatangani  oleh pemegang kas kecil maupun oleh orang yang melakukan pengeluaran dn bukti harus di simpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil di isi kembali.

Pembayaran  Kembali Kas Kecil

Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kecil mencapai tingkat minimum,maka dana harus di isi kembali.permintaan pengisian  di lakukan kembali oleh pemegang kas kecil,dan pemegang kas kecil menyaiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah di lakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil.

PROSEDUR PENGENDALIAN INTERN LAINNYA

Prosedur pengendalian intern diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan seperti pembelian, penjualan, penerimaan kas, pengeluaran kas, dan pengawasan terhadap aktiva tetap.

KEUNTUNGAN PEMAKAIAN METODA NETO

Apabila perusahaan menggunakan metoda bruto, maka dalam laporan rugi-laba, potongan tunai pembelian akan dikurangkan dari saldo rekening pembelian, sehingga dapat ditunjukkan harga pokok barang yang dibeli.

PT LAWU LAPORAN RUGI-LABA UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 1992 PENJUALAN..........................................................................................           Rp 100.000.000,00 HARGA POKOK PENJUALAN..................................................................             60.000.000,00 LABA KOTOR PENJUALAN.....................................................................    Rp     40.000.000,00 BIAYA OPERASI......................................................................................                28.000.000,00 LABA BERSIH OPERASI...........................................................................       Rp   12.000.000,00 PENDAPATAN DAN BIAYA LAIN-LAIN: KERUGIAN POTONGAN.........................................................................                 (150.000,00) LABA BERSIH.........................................................................................           Rp  11.850.000,00